Você sabe o que é Compliance Empresarial? Quem sabe o que é e, mais do que isso, já conta com o Compliance Empresarial em sua empresa, escolheu o melhor jeito de manter a boa imagem da empresa diante do mercado, o que continua sendo um dos maiores desafios para a maioria dos gestores!
Ter um Compliance Empresarial significa seguir a lei, as normas, os protocolos, as regras, os acordos e as políticas específicas que envolvem a empresa. Interessante ressaltar que realizar essas boas práticas expõe uma imagem positiva não somente para os colaboradores da empresa e parceiros de negócios, mas também para os clientes.
Com o compliance empresarial, a sua empresa terá manuais de procedimentos para serem seguidos e cumpridos, seja pelos clientes, colaboradores ou fornecedores. Esses manuais de procedimentos são como norte para os gestores, que a partir deles poderão coordenar, gerenciar e cobrar a sua equipe para que os processos estejam de acordo com o que foi estabelecido. O reflexo desse sistema bem-organizado é o combate a ações de corrupção, atos ilegais e condutas antiéticas, seja no âmbito fiscal, contábil, trabalhista, financeiro ou qualquer outro.
Para começar a implementar o compliance empresarial no seu negócio, é preciso entender quais as responsabilidades estão envolvidas. São elas: gerir riscos, cumprir obrigações legais, prevenir ações antiéticas, impedir a corrupção, exigir o cumprimento de procedimentos e normas internas da empresa e priorizar a transparência em todos os atos. São essas as responsabilidades que um gestor tem que ter em mente ao coordenar, gerenciar e cobrar cada colaborador e fornecedor.
Depois de ter entendido as responsabilidades que norteiam o compliance empresarial, é a hora de colocar em prática:
1º Analise os processos e rotinas da empresa mapeando seus riscos
Identifique as normas técnicas e legais de cada tarefa e possíveis situações de riscos na execução de cada processo. Esse é o primeiro passo para a construção de uma área que gerencie o compliance empresarial. Você pode precisar de alguém com conhecimentos jurídicos aprofundados, então considere a possibilidade de contar com um advogado que já esteja familiarizado com a rotina e os processos do varejo.
2º Crie um código de conduta
Depois de mapear os processos e rotinas da empresa, identificando seus riscos, após a você deve criar um código de conduta, um manual de boas práticas, para que todos os processos, sejam eles internos ou externos, tenham uma base legal e técnica para serem executados. Assim, evitam-se possíveis falhas e brechas nos procedimentos, além de deixar claro para todos os integrantes do processo quais são as condutas esperadas e o que é inadmissível.
3º Defina os responsáveis e os prazos
Para implementar o compliance é necessário seguir uma série de caminhos, e alguns deles passam pela estipulação de prazos, procedimentos e a definição dos responsáveis por cada tarefa. A essa altura do projeto já será possível entender a qualificação necessária que o profissional responsável precisa ter para ocupar o cargo.
4º Divulgue a existência do seu compliance:
O compliance empresarial precisa ser de conhecimento de todos que fazem parte dos processos da empresa. Isso pode ser feito por meio de documentos entregues a cada colaborador ou até mesmo com a organização de treinamentos e workshops sobre o tema.
5º Crie um canal para denúncias seguro:
É imprescindível que neste processo a empresa crie um canal de denúncias para que qualquer pessoa possa sinalizar um problema, quando houver o descumprimento de regras e procedimentos. Preferencialmente que preserve o anonimato, e que qualquer um, seja funcionário, fornecedor ou cliente possa denunciar.
6º Focar na due diligence de terceiros:
Significa exigir que seus parceiros também tenham boas condutas, boa imagem, um compliance empresarial decente. Estar em conformidade é o ponto de partida para negociar apenas com empresas que sigam as boas práticas de mercado. Por isso a importância de avaliar minuciosamente o compliance dos terceiros, para evitar ligar seu nome a companhias que agem sem ética ou de forma ilegal no mercado.
7º Todos cumprem, inclusive o alto escalão:
Para que a construção do compliance seja efetiva, toda a empresa precisa segui-lo. A começar pelo alto escalão – diretores, gestores, líderes – que devem dar o exemplo para que os profissionais de outros cargos se engajem com as regras estipuladas. Pensando no fato de que a empresa como um todo precisa ser íntegra e correta, esse fator é imprescindível.
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