O gerenciamento de um negócio influencia de forma direta os resultados obtidos e, por isso, é fundamental fazer um controle eficiente. É nesse contexto que a planilha de gestão, desde muito tempo, vem sendo utilizada como recurso para organizar rotinas. Empresas de todos os segmentos, sejam varejistas, atacadistas ou prestadoras de serviço usam planilhas em menor ou maior escala.

Contudo, planilhas estão sujeitas à falha humana, o que, por si só, não é um problema, desde que seja pontual. A questão é que um dado inserido por descuido, em alguns casos, pode causar desdobramentos, tal como um efeito bola de neve. Assim, uma sucessão de falhas vai se tornando sistemática, em função da falta de mecanismos confiáveis de apuração e controle.

Por isso, mostraremos agora os erros mais comuns no uso das planilhas. Veja se você se identifica e as possíveis soluções para evitá-los em sua empresa.

1. Camuflagem de erros

Erros não detectados em planilhas podem custar caríssimo. Um exemplo das consequências desastrosas que dados imprecisos podem causar foi documentado em um estudo. Na pesquisa, conduzida pelos pesquisadores Michael Ash, Thomas Herndon e Robert Pollin, da Universidade de Massachusetts, chegou-se a uma conclusão estarrecedora.

De acordo com os resultados, uma fórmula incorreta no Excel levou a erros em um outro estudo, tomado como referência por líderes mundiais em suas políticas econômicas.

Se em um trabalho científico de referência um erro dessa gravidade pode acontecer e passar despercebido por tanto tempo, imagine em empresas que gerenciam centenas de planilhas? Sendo assim, não deixe de considerar essa possibilidade ao optar por uma planilha de gestão no controle e automação de suas finanças e processos.

2. Perda de informações

Deve-se destacar que as planilhas continuam sendo úteis, desde que utilizadas para o tratamento de dados em pequenos volumes. Essa é uma orientação que parece não ser seguida por empresas e gestores que centralizam suas atividades nesse formato. Induzidos a acreditar que as planilhas oferecem controle total, não raro acabam por formar imensos repositórios, com dezenas de abas, muitas com dados redundantes.

Em meio a esse “carnaval” de planilhas, não é difícil perder informações, simplesmente por não saber onde acessá-las posteriormente. É preciso considerar, ainda, que quanto mais campos, fórmulas e regras para preencher manualmente, maiores as chances de erro.

3. Demora para demonstrar resultados

Outra consequência nefasta para os negócios, quando a gestão se baseia em uma quantidade enorme de planilhas, é a dificuldade em demonstrar resultados. Para quem controla os arquivos diariamente, pode até ser fácil interpretar o que está registrado.

No entanto, planilhas não são feitas para serem facilmente compreendidas, mas para organizar dados e servir a outros propósitos. Ou, em outras palavras, o visual de um arquivo em Excel não é nada amigável, o que dificulta sobremaneira a reinterpretação das informações. Isso porque não existe a função de gerar relatórios em que a informação reunida esteja estruturada.

Esta dificuldade faz com que a própria credibilidade do material seja colocada em dúvida. E por mais eloquente que você seja em suas explicações, o fato é que vale mais o que está escrito.

4. Controle orçamentário ineficaz

Depender de uma planilha de gestão para executar o controle fiscal e financeiro é também um grande risco. Como estão sujeitas a erros no preenchimento, são de difícil interpretação e os dados podem ser irremediavelmente perdidos, acabam por ser contra indicadas nesse aspecto.

A gestão das finanças depende de sistemas que realizem cálculos exatos, portanto, a falha humana está fora de cogitação. Vale destacar novamente o estudo citado no primeiro tópico. Considerando o ocorrido, é forçoso acreditar que as planilhas, cedo ou tarde, vão levar a gestão financeira — e de outros setores — ao erro.

Quando se trata de elementos como fluxo de caixa, capital de giro ou investimentos, a margem para a falha é mínima ou zero. Isso porque seus resultados futuros são diretamente impactados por registros passados. Fazer esse registro à mão representa uma séria ameaça, já que reduz a confiabilidade dos dados para elaboração de orçamentos.

5. Dependência de equipamentos

O uso de planilhas já é arriscado ao tratar de grandes volumes de dados até quando há backups diários ou a ferramenta está baseada na nuvem, como o Google Sheets. Por outro lado, nas empresas em que o Excel ainda é a solução, a insegurança é muito maior.

A razão para isso é que computadores estão sujeitos a falhas em seus hardwares, o que pode, em consequência, fazer com que os dados em arquivos sejam perdidos.

E se você tem dúvidas sobre o potencial de causar problemas e prejuízos em função de defeitos em equipamentos, veja esses 10 exemplos de bugs em computadores que causaram verdadeiras catástrofes.

Além da insegurança em virtude de panes e avarias, há também a ameaça de ataques virtuais. Quanto mais obsoleto for o sistema operacional ou mais antiga for a máquina, mais fácil será a vida de hackers que venham a tentar sabotar seus arquivos.

A solução está em um sistema de gestão

Perante tantos e seríssimos problemas em potencial, não se pode mais acreditar que as planilhas são a solução mais confiável. A falsa sensação de segurança que proporcionam é facilmente contestada, apenas se considerarmos as vantagens de um sistema de gestão.

Um Enterprise Resource Planning (ERP) projetado sob medida é a melhor resposta para atender a demandas muito específicas de controle e gestão. Cada empresa tem rotinas próprias, trabalha com prazos variáveis e precisa, assim, de recursos desenvolvidos tendo em vista suas necessidades.

Nesse sentido, um ERP é a melhor resposta. Afinal, com ele, sua empresa passa a contar com um software de gestão integrado. Isso significa o fim de incontáveis planilhas, uma vez que toda a informação estará disponível e estruturada em um único ambiente eletrônico.

Por ser um sistema que funciona tanto em ambientes de rede local (LAN) como em redes remotas (WAN), um ERP evita perdas de dados por avarias em equipamentos e facilita o backup. Ainda, pode operar com tecnologia de conexão com o banco de dados, que otimiza os recursos de hardware e infraestrutura, obtendo máxima performance.

Agora que você conhece os erros que uma planilha de gestão pode levar você a cometer, e as vantagens de um sistema ERP, a decisão está nas suas mãos. Continuar exposto ao erro com as planilhas ou ganhar autonomia e blindagem contra falhas?

Caso você tenha uma experiência negativa com as planilhas em sua empresa, deixe um comentário e ajude a enriquecer o debate!