De uma maneira bem simples, controle fiscal é o conjunto de ações e procedimentos administrativos voltados para o cumprimento das legislações tributárias. Sendo assim, esse controle é responsável pelas obrigações tributárias, escrituração fiscal e pagamento de impostos. Vale lembrar que as obrigações tributárias têm impacto direto no sistema financeiro corporativo. Por isso, o controle fiscal também considera todos os processos de registro e gerenciamento do fluxo de ativos e passivos dentro de uma empresa. Esses registros motivam uma série de ações com finalidade de manter a transparência em relação aos sócios e acionistas, cumprir todas as normas de governança corporativa, otimizar o pagamento de impostos e etc.

Em resumo, o controle fiscal tem como objetivo analisar as melhores alternativas para o negócio, assim como planejar a utilização de benefícios e créditos fiscais.

A importância do controle fiscal se deve às características inerentes ao próprio varejo. Isso porque este setor é muito suscetível a erros, já que o volume de transações diárias, de diversos portes, é bastante intenso. De forma que, se não existir um controle fiscal, a empresa pode ser prejudicada com cálculos incorretos de tributos, de gerenciamento de recursos e de balanços financeiros.

Vejamos algumas das consequências negativas para um negócio que não possui controle fiscal:

– Pagamento de multas ao Fisco: lembre-se que as multas e fiscalizações não ocorrem somente quando há inadimplência ou atraso no pagamento dos impostos. As contas podem ser auditadas, e erros e irregularidades podem ser verificados independentemente de pagamento dos tributos. Além disso, cada vez mais a Receita Federal tem exigido o cumprimento das obrigações acessórias, como entrega de livros, preenchimento do e-Social, utilização do bloco K e etc.

– Afetação de confiança e credibilidade com os sócios e acionistas: obviamente, relatórios financeiros imprecisos quebram a confiança dos investidores, pois acendem um alerta para um desses dois problemas: irregularidades ou negligência. Assim, eles podem suspeitar de desvios de recursos ou de processos de governança e gestão ineficientes. Qualquer que seja a desconfiança, esta pode resultar em afastamento do negócio.

Aqui no blog Linear já falamos sobre como a controladoria fiscal pode melhorar a sua empresa e demos direcionamentos sobre como fazê-la adequadamente. Relembre agora algumas dicas para manter o controle fiscal em dia:

Mão de obra especializada:

Para realizar a escrituração correta das notas fiscais de entrada e saída, o cadastro correto dos produtos com suas devidas alíquotas e gerar os arquivos eletrônicos necessários para o fisco, requer mão de obra especializada. Então será necessário investir em treinamento para seu pessoal ou a contratação de pessoas qualificadas para isto.

Empresas especializadas:

Além de possuir mão de obra especializada, é importante estar bem assessorado por empresas que deem suporte ao departamento fiscal da empresa, como escritórios de contabilidade que assistem de perto o setor fiscal auxiliando em dúvidas do cotidiano e mudanças de legislação e alíquotas de produtos. Além das contabilidades existem empresas especializadas na gestão fiscal de produtos, com ferramentas que analisam o cadastro e sugerem as alterações necessárias.

Sistema de gestão:

Todo o processo de comercialização de um item necessita ser registrado, desde lançamento de notas de entrada, emissão de notas fiscais de saída ou a venda de mercadorias em check-outs. Tudo sem exceção, precisa ser registrado e depois processado permitindo a apuração dos impostos e a geração dos arquivos eletrônicos, e para isto é necessário um sistema de gestão. O sistema de gestão, além de registrar e processar estas informações, deve trabalhar de forma integrada, interligando os setores da empresa para que as informações sejam mais bem aproveitadas e agilizando os processos.

Como as Soluções Linear podem ajudar na controladoria fiscal?

A Linear dispõe de produtos que automatizam processos na loja e realizam a integração de toda a empresa, garantindo a segurança dos registros e agilidade no acesso às informações. Temos soluções que vão desde o registro de vendas na loja, feitas pelo PDVLinear, até a gestão de lançamento de notas fiscais de entrada, emissão de notas e geração de arquivos eletrônicos para envio ao Fisco pelo SGLinear. Além de registrar e processar todas as duas informações fiscais, temos recursos que facilitam na manutenção do cadastro de produtos assegurando que suas informações estejam sempre atualizadas e corretas. Dispõe ainda, de um gerenciador de arquivos eletrônicos que controla todos os XML’s notas fiscais eletrônicas e NFCe, realizando seu armazenamento em nuvem, o que garante segurança contra perda de dados e organização da grande quantidade de arquivos.

A Linear é reconhecida nacionalmente pela eficiência em controladoria fiscal, sendo referência no setor varejista, suas soluções são responsáveis pela gestão fiscal de mais de duas mil empresas em diversos cenários, que vão desde empresas optantes pelo Simples Nacional até empresas optantes pelo Lucro Real, que possuem múltiplas lojas e em diversos estados brasileiros.29