Vimos no artigo “A importância do cadastro de produtos” os impactos de um cadastro desatualizado e a frequência adequada de atualização. Sabendo disso, agora podemos aprofundar mais no cadastro e na imensa quantidade de informações valiosas que ele pode possuir.

Para fazer o cadastro de produtos de forma eficiente você vai precisar seguir 4 passos:

Passo 1: Contar com um sistema informatizado de gestão

Verifique se você possui um software de gestão (ERP) interligado em todos os processos da sua empresa, como o Sistema Linear, porque é fundamental que o software de gestão lhe ofereça a opção de fazer, por exemplo, o agrupamento de EAN no próprio sistema, pois é bastante comum um mesmo produto ter mais de um código de barras.

Cadastrá-lo em duplicidade é moroso e prejudicial durante a venda e durante a conferência de estoque, isto é, um cadastro mal feito pode gerar um prejuízo financeiro, seja por não concretizar uma venda ou por realizar uma compra incorreta de estoque.

Passo 2: Separar as mercadorias por suas características

Nesta etapa será realizada a separação das mercadorias por categorias básicas, como mercearia seca, mercearia líquida, limpeza, hortifrúti, açougue, perfumaria, bebidas e etc. Por exemplo, o arroz pertence a categoria mercearia seca, vinagre pertence à mercearia líquida, a água sanitária à categoria limpeza e o alface à categoria hortifrúti.

Tendo realizada essa separação em grandes grupos, será necessária uma divisão pormenorizada, considerando o peso da unidade, quantidade de unidades por embalagem, tipo da embalagem, marca, fornecedor e etc.

Passo 3: Tenha uma assessoria fiscal sobre cadastro de produto

Se o produto for cadastrado incorretamente, haverá desconformidade com o Fisco e, por consequência, prejuízos à saúde financeira da empresa. Isso porque a cobrança dos tributos é definida com base nas informações fiscais dos itens, por isso a forma de recolhimento e o valor da alíquota podem variar conforme as informações descritas na NF-e, quer se trate de uma operação de compra ou de venda.

Se essa classificação fiscal estiver incorreta, possivelmente a empresa pagará impostos indevidos (prejuízo para a empresa) ou deixará de pagar tributos que deveriam ser cobrados para aquela operação (desconformidade com o Fisco). Por isso, conte com uma assessoria fiscal sobre cadastro de produtos qualificada para sanar essas demandas.

Passo 4: Centralize a função de cadastro 

Geralmente é necessário que várias pessoas façam o cadastro devido ao volume de mercadorias. Entretanto, é indicado que sempre haja apenas um revisor, alguém que acompanhe o processo de perto e revise esse cadastro. Esse revisor poderá conferir se o cadastro foi realizado de forma correta e uniforme para não sair do padrão estabelecido.

Se você conta com um bom software de gestão, você consegue determinar o usuário revisor pelo cadastro e estabelecer regras que faça com que ele não deixe de revisar, desde a categorização adequada ao padrão de abreviação.

Além disso, para facilitar a pesquisa de produtos é importante ter uma padronização na descrição dos produtos, porque isso facilita muito a busca, além de garantir que qualquer colaborador encontre facilmente o que procura.

Agora que você sabe como fazer e gerir o cadastro de produtos em 4 passos, ficou mais fácil colocá-lo em prática na sua loja. Se precisar de ajuda neste processo, conte com o software de gestão Linear e com a completa equipe de suporte.